Eaton Careers

Sales Admin Export

MontbonnotSaintIsmier, France
Sales

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Job Description

  • Enregistrer les commandes dans l’ERP Oracle et assurer leur suivi:
    - Recevoir les commandes clients (mail): assurer la revue de commande (ie la commande contient toutes les informations nécessaires)
    - Saisir la commande client dans l’ERP Oracle en respectant les règles et procédures en vigueur
    - Saisir les éléments corrects pour l’impression de la mention fiscale sur facture adaptée au flux de la commande
    - S’assurer de l’accord de Morges sur les commandes > 100k euros avant de « booker » la commande dans Oracle
    - Coordonner les actions avec la Supply Chain pour déterminer le schéma de flux pour les commandes de plusieurs containers (stock ou drop-shipment)
    - Envoyer un accusé de réception dans les 48h ou une facture pro-forma suivant le mode de paiement du client
    - Assurer le suivi de la commande dans le but de livrer dans les délais annoncés
    - Informer le client de l’état d’avancement de sa commande et prendre les actions appropriées dans le cas d’une déviation de la date annoncée
    - Gérer les litiges et les plaintes clients

  • Screening :
    - S’assurer de la conformité du screening pour chaque nouveau partenaire
    - Prendre en compte les règles d’embargo


  • Gestion des retours:
    -Organiser les retours de pays tiers (en dehors de l’UE) : récupérer et analyser la conformité des documents de retour sur le plan et logistique et douanier selon le régime douanier approprié : import définitif ou retour justifié suite exportation initiale
    -Emettre les avoirs en conséquence
  • Gérer le risque financier:
    - S’assurer de la couverture du risque client en lien avec le Crédit Client et le Contrôleur Financier
    - Gérer les crédit documentaires et les relations avec le client et les banques
     
  • Gérer les demandes de douane:
    - Emettre les demandes de douane dans les temps dans l’outil Akanéa
    - Suivre réponse de la douane et s’assurer des apurements dans les temps (suivi ECS)
     
  • Organiser le transport:
    -Demander les pré-colisage pour organiser un transport adapté si nécessaire
    -Assurer la coordination pour l’enlèvement des produits en respectant le plan de transport et en fournissant documents et informations nécessaires
    -Envoyer les instructions de douane et de transport au dépôt ou à l’usine (départ France ou drop)
    - Gérer les incidents de transport et les enregistrer sur Expeditors web (assurance Eaton)
    - Archiver tous les justificatifs justifiant les exonérations de TVA et en assurer un suivi régulier
     
  • Emettre les documents export :
    -Etablir les certificats d’origine et les faire viser par la Chambre de Commerce et les Consulats
    -Etablir l’ATR pour la Turquie
    -Organiser les inspections physique et/ou documentaire, valider les certificats d’inspection avant envoi au client
  • Facturer:
    - Emettre les factures, les vérifier et les envoyer aux clients
    - Gérer les différents types d’avoir en respectant les procédures d’approbation en vigueur
    - Analyser les « packed not shipped » régulièrement et chaque fin de mois pour reporting aux Finances
    -Remplir les données dans le tableau des Finances en fin de mois pour la date de reconnaissance du chiffre d’affaire selon les règles incoterms
     
  • Communication:
    - Répondre aux différentes demandes des clients internes sur les commandes, les factures, les délais, les disponibilités produits, l’organisation d’un Express etc…

  • Others:
    - Tenir à jour les fiches clients avec leurs spécificités
    - Renseigne mensuellement le tableau des analyses de retard
    - Forme et assiste les nouveaux entrants quand demandé
    -
    Assure le remplacement des collègues absents
    - Participe à des initiatives d’amélioration de processus

Qualifications

Connaissances des règles du Commerce international (incoterms, transport, logistique, douanes etc…)
Orientation client: comprend et satisfait les demandes et besoins des clients sur la chaine logistique
Capacité à planifier et à organiser: structure son travail en tenant compte du temps , des ressources, des rôles et responsabilités des intervenants.
Travail en équipe: travaille efficacement en équipe
Capacité de communication: donne des informations orales et écrites précises et dans le format approprié.
Initiative/autonomie: travaille avec un minimum de directives de son management pour gérer son portefeuille de commandes, prend des actions pour résoudre les problèmes opérationnels
Flexibilité: s’ajuste rapidement et efficacement aux différents changements ou demandes ou situations, garde un esprit ouvert aux nouvelles façons de faire.
Excellent niveau d’anglais oral et écrit

We make what matters work. Everywhere you look—from the technology and machinery that surrounds us, to the critical services and infrastructure that we depend on every day—you’ll find one thing in common. It all relies on power. That’s why Eaton is dedicated to improving people’s lives and the environment with power management technologies that are more reliable, efficient, safe and sustainable. Because this is what matters. We are confident we can deliver on this promise because of the attributes that our employees embody. We’re ethical, passionate, accountable, efficient, transparent and we’re committed to learning. These values enable us to tackle some of the toughest challenges on the planet, never losing sight of what matters.

Job: Sales

Region: Europe, Middle East, Africa
Organization: Sales EMEA

Job Level: Individual Contributor
Schedule: Full-time
Is remote work (i.e. working from home or another Eaton facility) allowed for this position?: No
Does this position offer relocation?: No
Travel: No

Requisition ID: 046593